Politique de confidentialité — Soumission de manuscrits
Cette page vous explique quelles données nous recueillons lorsque vous nous soumettez un projet d'ouvrage, pourquoi nous les traitons, combien de temps nous les conservons, et quels sont vos droits. Elle s'applique au formulaire de soumission de manuscrits des Éditions Odile Jacob.
1. Qui est responsable de vos données
Le responsable du traitement est Éditions Odile Jacob, dont le siège est situé 3 rue Auguste-Comte F-75006 Paris, immatriculée sous le numéro RCS Paris B 333 520 575.
Pour toute question relative à vos données, vous pouvez écrire à notre délégué à la protection des données (DPO) : dpo@odilejacob.fr.
2. Quelles données, pour quoi faire, sur quelle base
Nous ne collectons que les données nécessaires à l'examen éditorial de votre projet.
| Données | Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|
| Identité et coordonnées (prénom, nom, email, téléphone) | Vous identifier, vous adresser l'accusé de réception et la réponse du comité | Mesure précontractuelle et intérêt légitime (traiter la demande que vous nous adressez) |
| Manuscrit, résumé, note d'intention, CV, publications, recommandation éventuelle | Évaluer l'adéquation du projet avec notre ligne éditoriale et la légitimité de l'auteur | Mesure précontractuelle et intérêt légitime |
Les champs signalés comme obligatoires dans le formulaire sont nécessaires à l'examen du dossier ; sans eux, nous ne pouvons pas traiter votre soumission.
3. Le recours à l'intelligence artificielle
« Ne jamais laisser une soumission de côté. »
Notre maison reçoit un grand nombre de manuscrits. Pour garantir que chaque projet reçu soit effectivement lu et pris en compte — et qu'aucun ne reste enfoui dans une pile — votre manuscrit et votre CV font l'objet d'une analyse assistée par un outil d'intelligence artificielle. Cet outil dégage les thèmes du texte, évalue l'adéquation entre le sujet et votre parcours, et prépare une synthèse à destination de notre comité de lecture.
Nous tenons à être transparents sur ce point :
- Cette analyse est un outil d'aide à la décision. Elle éclaire le comité, mais ne décide pas à sa place : aucune réponse définitive n'est donnée sans l'intervention d'un lecteur humain (voir la section 6).
- Le prestataire technique est Anthropic, auquel nous transmettons un extrait de votre manuscrit et votre CV dans le seul but de cette analyse.
- Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle : c'est une garantie contractuelle prévue par les conditions professionnelles (« commerciales ») de notre prestataire.
- Le traitement pouvant impliquer un transfert hors de l'Union européenne, il est encadré par les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, qui garantissent un niveau de protection équivalent.
La base légale de cette analyse est notre intérêt légitime à examiner efficacement et équitablement l'ensemble des projets reçus. Vous pouvez vous opposer à un traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière (voir section 7).
4. Qui a accès à vos données
Vos données sont destinées aux seuls services concernés des Éditions Odile Jacob (service des manuscrits, comité de lecture, direction éditoriale). Elles ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins publicitaires.
Nous faisons appel à des sous-traitants techniques, tenus par contrat de respecter le RGPD :
- notre hébergeur Société Idianet, 37 rue Truffaut 75017 Paris, pour le stockage sécurisé des fichiers ;
- notre prestataire d'analyse par intelligence artificielle (voir section 3) ;
- notre service d'envoi d'emails, pour les accusés de réception et les réponses.
5. Combien de temps nous conservons vos données
- Fichiers déposés (manuscrit, CV, annexes) : supprimés 6 mois après la décision.
- Données personnelles d'identification (nom, prénom, email, téléphone) : anonymisées 36 mois après la décision. Ce délai nous permet de vous recontacter si votre projet suscite un intérêt ultérieur — y compris après une première réponse négative, un projet pouvant trouver sa place plus tard dans notre catalogue.
- Données éditoriales anonymisées (thème, synthèse, décision, sans votre identité) : conservées pour la mémoire éditoriale de la maison.
Vous pouvez à tout moment demander la suppression anticipée de vos données en écrivant à dpo@odilejacob.fr (voir section 7).
6. Aide automatisée à la décision et intervention humaine
Le comité de lecture s'appuie sur des indicateurs produits par l'analyse décrite en section 3. Conformément à l'article 22 du RGPD, aucune décision produisant des effets significatifs à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé : un lecteur de la maison examine le dossier et confirme toute décision. Vous pouvez demander des explications sur la logique de cette analyse et solliciter un réexamen humain de votre dossier en écrivant à dpo@odilejacob.fr.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants :
Pour exercer ces droits, écrivez à dpo@odilejacob.fr. Nous vous répondons dans un délai d'un mois.
8. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données : accès restreint aux seules personnes habilitées, stockage sécurisé, et transmission chiffrée vers nos prestataires. Les fichiers déposés ne sont pas accessibles publiquement.
9. Réclamation
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, ou sur www.cnil.fr.